Vous le savez, nous sommes à l’ère du « tout électronique ».
Cependant, pour des raisons diverses, l’entrepreneur peut opter pour le choix de régler ses fournisseurs par chèque. C’est notamment le cas :
- Des TPE qui ne disposent pas de carte bancaire et qui n’ont pas le temps ou qui ne souhaitent pas utiliser les virements online ;
- Lorsque l’on souhaite un délai de paiement mais que le fournisseur veut être assuré que vous possédez un moyen de règlement ;
- Ou, plus simplement, d’une préférence personnelle pour ce moyen de paiement.
Voici des conseils de sécurité qui s’adressent autant aux entreprises qu’aux particuliers.
1. Soyez minutieux sur les formes de vos chiffres et de vos lettres. Il est aisé de transformer, par exemple, un « 3 » en « 8 », et les contrôles faits par la banque peuvent laisser échapper que la somme en lettres n’est pas la même que celle indiquée en chiffres.
2. N’utilisez surtout pas de stylo-plume à encre bleue. Un effaceur et le tour sera joué.
3. Tirez toujours un trait après la somme, mais aussi après le nom du bénéficiaire du chèque. Certains se rappelleront peut-être de l’affaire « Trésor Publicité ». Cette escroquerie ingénieuse avait pour procédé d’ouvrir les boîtes postales en période de règlement d’impôts, et d’ajouter « ité » à la fin de « Trésor public » sur les chèques, afin de les encaisser. Des sommes importantes furent ainsi détournées.
4. Si le bénéficiaire est une entreprise, et qu’elle possède un sigle, inscrivez de préférence son nom complet plutôt que le sigle. Pour les mêmes raisons évidentes de bon sens liées au point précédent. Il est facile de transformer un sigle. Des entreprises frauduleuses n’hésitent pas à le faire.
5. Pour éviter les litiges de facturation avec vos fournisseurs, précisez toujours le numéro de la facture que vous réglez. Ceci est valable surtout s’il s’agit de fournisseurs habituels, avec lesquels vous pouvez avoir de nombreux échanges financiers. Rien de plus désagréable que de recevoir ensuite une relance pour une facture que vous avez payée, mais que le fournisseur aura ventilé sur vos autres factures.
6. Appliquez également les numéros de factures sur vos talons de chèques. Même si vous êtes auto-entrepreneur et donc non soumis à des obligations comptables, vous pouvez être contrôlé. Il vaut mieux donc que votre comptabilité soit la plus transparente possible.
Ces conseils, s’ils sont basiques, permettent néanmoins de vous faciliter, au quotidien, le suivi de votre comptabilité, surtout si votre cœur de métier ne vous a pas formé aux techniques de gestion. Il n’y a pas de moyen de paiement préférable à un autre. Chaque transaction possède ses propres contraintes, et, quel que soit le mode de règlement choisi, nous vous conseillons d’appliquer les points n° 5 et 6 à tous vos paiements émis comme reçus.
Article rédigé par Rachel Favone, Dirigeante de BAG : Bureautique Administratif Gestion.
Dessin d’illustration réalisé par Steph Bancons alias CrazyHorse.
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Un virement en ligne élimine tous ces problèmes et c’est gratuit. Le bénéficiaire dispose de l’argent déjà le lendemain et il n’est pas obligé de passer son temps à expédier le chèque à sa banque. Il n’y a aucun risque de perte ou de vol d’un virement en ligne.
Un chèque ne garantit nullement que le client a un moyen de paiement, comme il peut ne pas y avoir de couverture.
Si un 3 est déformé en 8 et la banque débite le mauvais montant, elle sera obligé de le rectifier car c’est le montant écrit en lettres qui fait foi.
Le chèque est quasiment mort dans plusieurs autres pays européens. Pourquoi en France continue-t-on avec le papier comme au 19ème siècle ? Un article pour informer les entrepreneurs du paiement par chèque en 2012 ? Et pourquoi pas un article sur la voiture à cheval comme moyen de livraison la semaine prochaine ? Êtes-vous conscient de l’image rétrograde que cela peut donner de la France, pays coincé dans le passé ?