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Professionnels et paiements par chèque : jouez la sécurité !

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Catégorie(s): Comptabilité, Retours d'expérience

Vous le savez, nous sommes à l’ère du « tout électronique ».

Cependant, pour des raisons diverses, l’entrepreneur peut opter pour le choix de régler ses fournisseurs par chèque. C’est notamment le cas :

  • Des TPE qui ne disposent pas de carte bancaire et qui n’ont pas le temps ou qui ne souhaitent pas utiliser les virements online ;
  • Lorsque l’on souhaite un délai de paiement mais que le fournisseur veut être assuré que vous possédez un moyen de règlement ;
  • Ou, plus simplement, d’une préférence personnelle pour ce moyen de paiement.

 

payer par chèque pour un pro

 

Voici des conseils de sécurité qui s’adressent autant aux entreprises qu’aux particuliers.

1. Soyez minutieux sur les formes de vos chiffres et de vos lettres. Il est aisé de transformer, par exemple, un « 3 » en « 8 », et les contrôles faits par la banque peuvent laisser échapper que la somme en lettres n’est pas la même que celle indiquée en chiffres.
2. N’utilisez surtout pas de stylo-plume à encre bleue. Un effaceur et le tour sera joué.
3. Tirez toujours un trait après la somme, mais aussi après le nom du bénéficiaire du chèque. Certains se rappelleront peut-être de l’affaire « Trésor Publicité ». Cette escroquerie ingénieuse avait pour procédé d’ouvrir les boîtes postales en période de règlement d’impôts, et d’ajouter « ité » à la fin de « Trésor public » sur les chèques, afin de les encaisser. Des sommes importantes furent ainsi détournées.
4. Si le bénéficiaire est une entreprise, et qu’elle possède un sigle, inscrivez de préférence son nom complet plutôt que le sigle. Pour les mêmes raisons évidentes de bon sens liées au point précédent. Il est facile de transformer un sigle. Des entreprises frauduleuses n’hésitent pas à le faire.
5. Pour éviter les litiges de facturation avec vos fournisseurs, précisez toujours le numéro de la facture que vous réglez. Ceci est valable surtout s’il s’agit de fournisseurs habituels, avec lesquels vous pouvez avoir de nombreux échanges financiers. Rien de plus désagréable que de recevoir ensuite une relance pour une facture que vous avez payée, mais que le fournisseur aura ventilé sur vos autres factures.
6. Appliquez également les numéros de factures sur vos talons de chèques. Même si vous êtes auto-entrepreneur et donc non soumis à des obligations comptables, vous pouvez être contrôlé. Il vaut mieux donc que votre comptabilité soit la plus transparente possible.

 

Ces conseils, s’ils sont basiques, permettent néanmoins de vous faciliter, au quotidien, le suivi de votre comptabilité, surtout si votre cœur de métier ne vous a pas formé aux techniques de gestion. Il n’y a pas de moyen de paiement préférable à un autre. Chaque transaction possède ses propres contraintes, et, quel que soit le mode de règlement choisi, nous vous conseillons d’appliquer les points n° 5 et 6 à tous vos paiements émis comme reçus.

 

Article rédigé par Rachel Favone, Dirigeante de BAG : Bureautique Administratif Gestion.

Dessin d’illustration réalisé par Steph Bancons alias CrazyHorse.

 

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Un virement en ligne élimine tous ces problèmes et c’est gratuit. Le bénéficiaire dispose de l’argent déjà le lendemain et il n’est pas obligé de passer son temps à expédier le chèque à sa banque. Il n’y a aucun risque de perte ou de vol d’un virement en ligne.

Un chèque ne garantit nullement que le client a un moyen de paiement, comme il peut ne pas y avoir de couverture.

Si un 3 est déformé en 8 et la banque débite le mauvais montant, elle sera obligé de le rectifier car c’est le montant écrit en lettres qui fait foi.

Le chèque est quasiment mort dans plusieurs autres pays européens. Pourquoi en France continue-t-on avec le papier comme au 19ème siècle ? Un article pour informer les entrepreneurs du paiement par chèque en 2012 ? Et pourquoi pas un article sur la voiture à cheval comme moyen de livraison la semaine prochaine ? Êtes-vous conscient de l’image rétrograde que cela peut donner de la France, pays coincé dans le passé ?

une astuce si vous envoyez vos chèques par la poste: scotchez les chiffres, ainsi on ne peut les modifier!

Désolé Finn Skovgaard mais je trouve ta remarque vraiment déplacée, certains fournisseurs n’accepte pas les CB ou virement bancaire donc non les chèques ne sont pas dépassés. De plus j’ai encore des clients qui payent par chèque aussi comme quoi!! A savoir qu’une CB ou des virements bancaires sont souvent des services payants pur les particuliers hors les chéquiers sont gratuits…

@Moumy, c’est compréhensible que certains fournisseurs n’acceptent pas les CB puisque ça leur coute des frais, mais pour quelle raison refuser un virement qui est crédité directement sur leur compte sans frais ?

Les virements en ligne ne coutent rien, ou il y a au moins suffisamment de banques qui ne le facturent pas. C’est correct que les banques françaises ont leur part de responsabilité pour que la France reste dans le Moyen-âge des moyens de paiement car ils roulent les clients dans la farine avec leurs frais de CB (les CB/Visa/Mastercard sont souvent gratuites chez nos voisins), alors que les chèques qui leur coutent beaucoup plus chers restent gratuits. Voilà comment mettre le bœuf devant le chariot.

Mais il y a suffisamment de facilités de virements en ligne aujourd’hui pour que les clients des banques aussi peuvent arrêter leur obsession avec le papier. C’est la mentalité archaïque de rester avec le moyen de paiement le plus ancien, le plus lent, et celui qui prend le plus de temps de travail manuel de traiter que je critique. Nos pays voisins peuvent le faire, alors pourquoi la France est-elle à la traine ? La France est devenue le musée des moyens de paiements de l’Europe. Pourquoi se rendre la vie facile si on peut la compliquer ?

C’est franchement hallucinant de voir paraitre un article sur l’utilisation du chèque en 2012.

A ceux qui trouvent hallucinant de faire un article sur l’utilisation du chèque en 2012 : c’est le mode de paiement utilisé par 99,99% de ma clientèle de particuliers (le reste étant payé en espèces, on ne m’a jamais demandé un paiement par CB, ce que j’aurais refusé de toute façon car trop cher pour moi, et on ne m’a jamais non plus demandé de faire un paiement par virement).

Le chèque : très pratique pour les paiements en deux ou trois fois sans frais. Ou pour ceux qui demandent un délai de paiement.

Déposé sur mon compte le jour même, la somme apparaît sur mes relevés en ligne le jour même, même si la date de valeur, effectivement, est plus longue.

Un virement, ça prend quasi une semaine pour recevoir l’argent sur le compte (4 à 5 jours), donc non, ce n’est pas immédiat.

Paypal et autres, c’est payant, ça ne m’intéresse donc pas, et mon compte privé Paypal a déjà été piraté, donc sécurité des paiements, hum, hum…

Question aux habitués des paiements par virements : on fait comment pour se faire payer par virement bancaire par un particulier, au domicile de celui-ci ? Beaucoup n’ont pas internet (voire pas d’ordinateur du tout, clientèle âgée en général), moi je n’ai pas d’ordinateur portable (trop cher, trop encombrant, trop fragile). On fait comment, on va à la banque ensemble ? Me faire payer en espèces, pour 200, 300 voire 400 euros, impensable. Dites-moi comment je fais, ça m’intéresse !

Pour ce qui est de payer un fournisseur ou autre professionnel par chèque : moi ça me va très bien comme ça. Et ça permet aussi de faire des paiements en plusieurs fois sans frais, sans passer par un prélévement automatique, sans risques d’être prélevés plus que nécessaire. Ma propre banque continue de me prélever mes cotisations d’assurance alors qu’elle a elle-même résilié mon contrat, il faut que je prenne rendez-vous pour régler le problème, encore une perte de temps et d’argent… Je n’aurais pas eu ce problème avec un règlement mensuel par chèque (qu’ils n’autorisent pas soit dit en passant, ils se servent directement dans le compte en banque de leurs clients, c’est tellement plus facile)…

Tout le monde n’a pas d’ordinateur, et tout le monde n’a pas nom plus internet ou le moyen d’y accéder. Chez nous certains petits commerçants n’acceptent pas la CB, ça leur coûte trop cher (et ça ne les empêche pas de se faire payer et d’avoir une très bonne clientèle).

Je ne vois pas comment on peut faire disparaître le paiement par chèque.

De plus, certains d’entre vous avancent le fait que les virements sont gratuits. Je doute franchement que la gratuité de ce service soit acquise à vie…

@Dog à Dom, le délai pour créditer un chèque peut être beaucoup plus long. Si on l’envoie à la Banque Postale, par exemple, on peut avoir à attendre jusqu’à 10 jours calendriers avant que c’est crédité. On peut se déplacer dans un bureau de poste, ce qui accélère le procès mais coute un déplacement (qui n’est pas gratuit – compter 0,35€ le km), autant en cout qu’un temps de travail perdu (votre temps de travail ne vaut rien?), et tout le monde n’a pas un bureau de poste à côté. Plus il faut se déplacer pendant leurs horaires d’ouverture, ce qui va dire le temps de travail.

Le virement ne peut pas durer une semaine. À partir du 1er janvier 2012, le délai a été réduit par la Directive sur les services de paiement à 1 jour bancaire pour un virement en ligne, prolongé avec 1 jour en cas d’un virement ‘papier’. Le Code monétaire et financier en France a correctement transposé ce délai en loi français. Ça doit faire longtemps que vous n’avez pas fait de virements.

Pour être payé par virement, on donne ses coordonnées bancaires, ce qui va dire l’IBAN, le BIC et le nom du compte (tout cela figure sur le RIB en France; les autres pays de l’UE ne connaissent pas le concepte d’un RIB mais le principe IBAN-BIC est identique) au client qui se connecte à sa banque en ligne, saisit ces coordonnées et saisit la demande de virement en ligne. Sachez que les virements en EURO à l’intérieur de l’UE doivent couter la même chose qu’un virement national, ce qui est dans la plupart des cas 0. Si une banque veut débiter des frais pour cela dans le futur, il faudra d’abord donner un préavis, puis, elle doit aussi appliquer les même frais au niveau national. Actuellement, la gratuité est la norme. On choisit virement SEPA (Single European Payment Area), et il faut obligatoirement indiquer que émetteur et bénéficiaire paient chacun ses frais (ce qui est habituellement 0 pour chacun si c’est un EURO). Le paiement est débité jour J et crédité jour J+1. C’est obligatoire, même si la Banque Postale ne l’a toujours pas compris et crédite J+2 en cas de virement étranger.

En cas de fraude ou autre paiement non autorisé, la banque est obligée par la même Directive et Code de remettre l’argent disputé sur le compte et rembourser tout frais immédiatement. Ensuite, c’est à eux de prouver que le paiement avait été autorisé. On a 13 mois pour contester un paiement. Ce n’est pas simplement en donnant un IBAN-BIC qu’un compte peut être abusé, et en tout cas, la loi est très protectrice envers l’émetteur du paiement aujourd’hui.

Bien sûr qu’il faut avoir Internet pour se servir des moyens de paiement modernes, comme il faut avoir un téléphone pour téléphoner et une voiture pour rouler. Ça coute 30€ par mois y compris l’abonnement téléphonique et les appels. Trop cher? C’est la moitié d’un plein de carburant. La pénétration d’Internet en France (77,2%) est au même niveau que l’Estonie https://www.internetworldstats.com/stats9.htm#eu) et loin derrière les pays du nord (Danemark 89%, Finlande 88,6%, Suède 92,9%) et encore Luxembourg 91,4%, Allemagne 82,7%, Belgique 81,4%, Pays-bas 89,5%, Royaume-uni 84,1%. Il y a un retard important sur ce point en France et ce retard est l’une des choses archaïques que je critique. La France a inventé le Minitel en premier, mais elle est aujourd’hui en retard en matière d’Internet.

Regarder ensuite les statistiques de chèques en Europe sur https://fr.wikipedia.org/wiki/Ch%C3%A8que. La France est le champion du chèque en Europe, chaque Français émettant deux fois plus de chèques, 60,56 par an par personne, que numéro 2, Chypre à 33,45. Suède et Finlande: 0,11 chèque par an par personne. Donc il est tout à fait possible de se débarrasser du chèque, moyen de paiement désuet presque partout ailleurs en Europe occidentale. La France est presque seule à ne pas vouloir se moderniser. Voilà pourquoi je considère la France un musée de paiements. Les banques dans les pays du nord mettent à disposition de leurs clients, soit gratuitement, soit à peu de frais, des banques en ligne très performantes. Il y a aussi des moyens de paiements électroniques des factures, un peu comme un TIP électronique (qui n’existe toujours pas en France). Là encore, les banques françaises ont 10 à 20 ans de retard, et trop de banques françaises ont abusé en surfacturant la banque en ligne. Dans les pays du nord, on utilise la technologie moderne pour sa rendre la vie plus simple. En France, les banques et les grandes entreprises utilisent la technologie moderne comme des options ‘luxe’ afin de rouler les consommateurs dans la farine et faire payer au prix fort les solutions modernes qui leur coutent beaucoup moins cher. Voilà comment rester coincé dans le passé.

Alternativement, le client peut faire un virement ‘papier’ auprès de sa banque, ce qui peut lui occasionner quelques euros de frais et rallonger le délai du virement par 1 jour.

Concernant les prélèvements automatiques, même Directive et Code obligent les banques à effectuer les oppositions et révocations sans frais, mais encore en France, c’est le problème que certaines banques, dont la Banque Postale, continuent à débiter ces frais en toute illégalité. Avec certaines banques en lignes, par ex ING Direct, on peut gérer les oppositions et révocations soi-même en ligne sans frais. D’autres banques omettent cette facilité en ligne afin de rouler leurs clients dans la farine et leur faire payer ce qui doit être gratuit. Les banques françaises ont beaucoup de responsabilité de l’état relativement misérable des conditions de paiement. D’une certaine manière, les associations de consommateurs ont aussi leur responsabilité en insistant sur la gratuité du chèque, alors qu’il fallait arriver à la gratuité des CB afin de se débarrasser du chèque, moyen de paiement d’une époque révolue. Au Danemark, la CB nationale a toujours été gratuite mais les chèques sont devenus payants, ce qui incite à l’utilisation des moyens de paiement modernes.

Le chèque est parfois utilisé comme moyen de paiement en plusieurs fois sans frais mais rien ne garantit au client que le commerçant n’encaisse pas tous les chèques tout de suite.

Je suis d’accord que Paypal est très cher. Ils ont d’ailleurs beaucoup de disputes avec les commerçants. Pour être payé de l’étranger hors UE, Paypal est néanmoins parfois le seul alternatif, surtout pour des montants modestes. Les solutions CB sont chères en France. Les banques françaises contribuent à géler la France dans le Moyen-âge des paiements.

Mais je constate aussi que même quand je donne un RIB à un client professionnel français, espérant qu’il va payer par virement, il envoie souvent un chèque, ce que je déteste car ça me donne beaucoup plus de travail et ça retarde le paiement. La mentalité de retard est donc une question générale en France, autant parmi les banques que parmi la population en général.

Problème, le monde ne va pas attendre la France et ses vieilles habitudes. La monde sera de plus en plus globalisé, que les Français le veuillent ou non. Avec la crise qui menace aussi la France, se moderniser devient plutôt une nécessité, mais rien ne bouge.

Je suis conscient que je suis extrêmement direct dans mes critiques de ces attitudes rétrogrades, mais je vous raconte plutôt comment la France est perçu à l’étranger, ce qui est parfois très différent de la perception de la France par les Français. On est parfois un peu trop content des acquis du passé en France ; on se repose sur les lauriers ; mais pendant qu’on se repose, le reste du monde bouge. Attention que la France ne termine pas comme la Grèce pendant qu’on se compare avec l’Allemagne !

Bravo pour ces conseils. A utiliser sans retenue.

Je félicite Finn pour ses critiques, il n’y a que comme çà qu’on avance. En particulier je le rejoins sur l’internet. France Télécom, a depuis longtemps abandonné le numérique alors qu’il était seul opérateur national. Nous avons effectivement 20 ans de retard dans ce domaine. Et on ne voit rien venir avec les collectivités qui veulent récupérer ces investissements alors qu’elles ne maîtrisent pas les techniques. C’est encore le contribuable qui va payer ces erreurs.
Il existe d’excellentes banques numériques et entièrement gratuites. faites l’essai. Moi je suis conquis, et c’est moi qui gère mon compte. Les stock-options patronales ne passeront pas par moi.

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