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Outils pour télé-travailler : partage de documents & collaboration

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Catégorie(s): Logiciels et Outils

Avec la crise du Corona Virus Covid-19 nous sommes de plus en plus nombreux à devoir trouver des solutions pour télé-travailler.

Je vais vous proposer une série d’articles avec des ressources à tester dans différents contexte de travail à distance.

1) Google Drive

Google Drive vous permet gratuitement de partager et de travailler à plusieurs sur des documents:

  • de type Word / éditeur de texte (Google Docs)
  • de type Excel / tableur (Google Sheets)
  • de type PowerPoint / présentation (Google Slides)
  • de type formulaire en ligne (Google Forms)
  • de type dessin ou schémas (Google Drawings)

Vous pouvez:

  • charger des documents existants depuis votre ordinateur et commencer immédiatement à travailler dessus depuis un navigateur partout dans le monde;
  • les partager instantanément avec d’autres collègues, clients, collaborateurs et leur permettre au choix : de travailler en même temps dessus avec vous, ou de limiter à la lecture/consultation de ces document (ils auront alors instantanément accès à toutes les dernières mises à jours);
  • commenter des parties de documents ou permettre à des collègues, clients, associés ou collaborateurs d’ajouter des commentaires;
  • discuter (chat) en temps réel avec des personnes qui travaillent avec vous sur un document.

Tutoriel de base pour commencer avec Google Docs (éditeur du genre Word)

Tutoriel Google Docs plus détaillé pour comprendre les fonctionnalités avançées

Tutoriel pour partager de gros fichiers sur GMail en utilisant Google Drive

2) Slack

Slack est un outil de collaboration d’équipe orienté communication. L’intérêt principal de créer des groupes de travail et de s’assurer que les conversations restent organisées et centrées sur leur sujet (canaux de discussion), mais aussi de pouvoir rapidement retrouver ce qui a été discuté et écrit. Le partage de document, de liens, de vidéo est évidemment intégré.

Il est aussi possible de passer des appels audio et vidéo, et de partager son écran.

Présentation en 3 minutes des fonctions de bases de Slack

3) DropBox

DropBox est un espace cloud de stockage, synchronisation et partage de fichiers. Bien entendu cela permet de travailler et collaborer sur des documents Microsoft Office ou Google Drive depuis son navigateur.

Une fonction DropBox Paper permet de faciliter le travail collaboratif: Plusieurs personnes peuvent travailler sur un même sujet, modifier un document en même temps, ajouter du texte, des tableaux, des listes de tâches, des images, des éléments importés de Dropbox ou même des lignes de code. L’ajout d’une vidéo YouTube se fait d’un simple copier-coller du lien de la vidéo… bref une interface très conviviale et simple. Des documents préformatés sont proposés pour créer des présentations de projet, définir des objectifs à réaliser en équipe selon un planning défini. Enfin, un espace de brainstorming permet à tous les participants à lancer une idée et à réfléchir et travailler ensemble autour de celle-ci.

Présentation rapide et claire de DropBox

Tutoriel un peu plus détaillé sur l’utilisation de DropBox

4) Zoho

Zoho est une suite bureautique en ligne proposant du traitement de texte, des feuilles de calcul, des présentations, des bases de données, la prise de notes, des wikis, des conférences Web.

Mais Zoho va beaucoup plus loin et propose des outils et applications très évolués utilisant des données stockées dans des bases de données en ligne pour tous les besoins des petites, moyennes et grandes entreprises :

  • Messagerie et collaboration : ensemble d’applications permettant de collaborer et de transformer la façon de travailler.
  • Ventes et marketing : ensemble d’applications idéal pour conclure plus de transactions en moins de temps.
  • CRM Plus : Plateforme unifiée consacrée à l’expérience client.
  • Finance Plus: Plateforme financière unifiée pour les entreprises.
  • People Plus: Plateforme RH unifiée.
  • Informatique et support technique : applications aidant votre entreprise à interagir avec clients et collaborateurs.
  • Application de veille stratégique et d’analyse.
  • Applications qui facilitent la tâche de votre équipe et simplifient les processus métier complexes .

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