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Organisation efficace de réunions à plusieurs : Trouver une date de meeting facilement

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Catégorie(s): Ressources et Sites

organisation-efficace-reunion-doodleEtre efficace lorsqu’il s’agit d’organiser une réunion professionnelle entre collègues ou une soirée entre amis n’est pas une mince affaire ! Vous avez très certainement déjà été confronté à la difficulté de trouver une date qui convienne à tout le monde…

En face à face, cela peut encore être gérable (et encore…), mais par email, organiser un meeting à plusieurs peut vite devenir un enfer, et cela se complexifie d’autant plus que le nombre de participants attendus est élevé

On envoie un premier mail avec quelques dates disponibles dans son propre agenda, puis on reçoit quelques réponses de dates possibles pour ses collaborateurs qu’on doit soi-même traiter pour vérifier si une date convient bien… Bien souvent les réponses ne correspondent pas et il faut proposer de nouvelles dates. Et cela est sans compter les retardataires qui répondent après tout le monde en proposant une date qui, entre temps a déjà été réservée pour autre chose dans votre agenda…

Et bien il existe un service web simple et efficace qui permet de s’accorder très simplement sur une date et une heure de réunion sans avoir à gérer quoi que ce soit !

Doodle (c’est son petit nom) permet effectivement de proposer toutes les dates possibles de son propre agenda, puis d’envoyer un simple lien à ses collaborateurs qui visualiseront:

  • en vert les dates possibles
  • en rouge les dates où vous n’êtes pas disponible
      Chaque collaborateur ou ami peut alors simplement ajouter son prénom et cocher les dates ou les plages horaires auxquelles il est disponible.

doodle-synchroniser-agenda-pour-reunion

La prochaine personne qui viendra s’inscrire verra alors toutes les réponses déjà enregistrée avec une synthèse des dates possibles pour tous…

Il ne reste alors plus à l’organisateur qu’à revenir pour vérifier quelle date est possible pour tout le monde et à envoyer une confirmation générale…

De la même manière Doodle permet de se synchroniser entre amis pour faire un choix à plusieurs, quelque soit le domaine:

  • le choix d’un cadeau pour un ami commun
  • le choix d’un restaurant pour une soirée
  • le choix d’un menu pour un déjeuner d’affaire
  • le choix d’un nom de produit, d’un nom de marque
  • etc…

Cerise sur le gâteau, Doodle ne nécessite pas d’inscription pour être utilisé, même si cela peut être pratique pour modifier un événement par exemple…

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