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Conseils de conservation des documents pour les auto-entrepreneurs

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Catégorie(s): Conseils pour Entrepreneur, Courriers

Voici un récapitulatif des documents incontournables que vous aurez à gérer et à conserver en tant qu’auto-entrepreneur (valable aussi pour une autre forme d’entreprise bien entendu) :

  • Livre des recettes présentées chronologiquement
  • Registre des achats (pour les activités de vente ou revente)
  • Pièces justificatives : factures que vous émettez pour vos clients (paiement de produits ou services), ou reçus quand le paiement est effectué en amont ; factures que vous recevez de vos fournisseurs (produits, eau, électricité, etc.) ; bons de commande
  • Reçus pour les paiements que vous avez effectués et qui n’ont pas nécessité de facture, comme l’essence
  • Contrat si vous employez un salarié (ce qui n’est pas le cas d’un auto-entrepreneur qui travaille en solo)
  • Déclaration de TVA si votre entreprise est assujettie à la TVA (ce qui n’est pas le cas d’un auto-entrepreneur qui ne récupère pas la TVA)
  • Autres déclarations de revenus (salaires, fonciers, etc.)
  • Information sur d’autres sommes d’argent entrant et sortant de l’entreprise
  • Relevés bancaires

conservation de documents en entreprise

Ce qu’il faut éviter de faire avec vos papiers :

Ne soyez pas tenté de simplement regrouper tous ces documents dans un sac et de le donner à votre comptable une fois par trimestre. Tout d’abord, vous pouvez être sûr que votre comptable finira par en avoir plus qu’assez ! D’autre part, cela signifie qu’il sera beaucoup plus difficile et laborieux d’obtenir toutes sortes d’informations utiles sur les comptes de votre entreprise. Et pour finir, si jamais le fisc décide de faire une inspection, vous ne trouverez probablement pas le document essentiel que les agents sont sûrs de vouloir.

 

Organisez votre montagne de papiers :

Organisez un raid sur votre papeterie locale et achetez des intercalaires, des pochettes perforées en plastique et des classeurs à levier. Utilisez un classeur pour chaque type de dossier – par exemple, un classeur pour les factures que vous envoyez, un classeur pour les factures des fournisseurs, un classeur pour les comptes en banque. Divisez ces classeurs en utilisant vos intercalaires. Trouvez un système qui fonctionne pour vous, mais assurez-vous juste que vous pouvez trouver rapidement n’importe quel morceau de papier.

Et n’oubliez pas, séparez toujours les reçus pour les frais que vous avez payés personnellement – par exemple en prenant de l’argent de votre propre poche plutôt que de l’argent de fond de caisse de votre entreprise. Cela facilitera la comptabilité.

 
Combien de temps faut-il garder ses papiers ?

En général, les règles de conservation des documents sont strictes: il faut garder au moins 10 ans tout document relatif à la comptabilité et la gestion de votre activité après que votre déclaration de chiffre d’affaires et de revenus a été déposée.

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Un auto-entrepreneur doit-il garder les factures et inscrire dans le registre des achats les frais d’envois (activité de vente sur internet) ?

Bonjour Ségolène : je vous invite à lire les explications détaillées dans l’article intitulé « Livre de police et auto-entrepreneur : que faire pour la revente ? » sur http://autoentrepreneurinfo.com/livre-de-police-et-auto-entrepreneur

bonjour et encore merci pour cet article simple et détaillé à la fois , pour ma part la nouvelle infos est ( les 10 ans de conservation des documents comptables ) ce que j’ignorai , merci .

Bonjour,

Je ne sais pas ou poser ma question. Je viens de déménager et la chambre des métiers ou je dépends maintenant me demande une copie du POZ initiale. Mais je ne vois pas ce que cela peut-être.
Merci d’avance

Vous êtes en retard, vous ne parlez même pas de la dématérialisation,
alors que même nos institutions s’y mettent.
Scannez / numérisez et oubliez les intercalaires de vos grands mères.

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