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8 règles à suivre pour une entreprise efficace

Catégorie(s): Conseils pour Entrepreneur

En tant qu’entrepreneur vous devez faire en sorte d’améliorer votre manière de travailler et d’optimiser vos différents processus pour être plus efficace !

Bien sûr, il y a beaucoup à faire dans le domaine de la délégation (que ce soit à un conjoint collaborateur, ou à un agent commercial par exemple), mais vous pouvez aussi gagner en efficacité en appliquant certains principes.

Voici 8 règles à suivre avec un même objectif : vous rendez vous et votre entreprise plus efficace et plus performant au quotidien :

 

 

 

1) La loi de Pareto rappelle à juste titre que 20% de l’effort permet de produire 80% des résultats !

Cela s’applique dans beaucoup de domaines de la vie ou de l’entreprise. Par exemple, il est communément admis que ce sont 20% de vos clients qui vous permettent  de générer 80% de votre chiffre d’affaires ! Focalisez vous sur ces clients là et arrêter de perdre votre temps avec des clients compliqués qui vous font gagner si peu de chiffre d’affaires !

Cette loi est particulièrement importante à rappeler aux perfectionnistes qui perdent un temps considérables pour peaufiner une action alors que l’essentiel du résultat attendu a été produit en 20% du temps de travail !

Les managers doivent aussi s’en inspirer et comprendre que faire du micro-management (contrôle excessif, ou donnant trop d’attention aux détails) rend l’entreprise plus lourde et inneficace et que savoir déléguer et responsabiliser chaque personne permet d’être plus productif et plus dynamique.

 

2) Concentrer son attention sur la tâche en cours sans se laisser distraire :

on est beaucoup plus efficace en réalisant une tâche, une action d’une traite sans interruption. Pensez à vous isoler, à couper vos alertes emails, à fermer votre navigateur web, à couper la sonnerie de votre téléphone mobile pour avancer jusqu’à votre objectif ! A chaque interruption (de votre fait ou externe), vous mettrez plus de temps à vous concentrez de nouveau que le temps de cette interruption ! Fixez vous un objectif à court terme (par exemple faire cela en 20 ou 30 minutes) et ne vous laissez pas déranger sous aucun prétexte pendant ce laps de temps. Vous verrez que vous avancerez beaucoup plus vite sur tous vos objectifs de la journée !

 

3) Fixer des limites de temps et des dates butoires :

que ce soit pour une tâche sur laquelle vous voulez vous concentrez, ou un projet précis, imposez (à vous même, à vos collaborateurs ou à vos sous-traitants) des heures ou des dates limites pour produire l’action ou la tâche attendue. Sans ces limites clairement établies, il sera toujours tentant de repousser au lendemain ou de consacrer plus de temps que de raisonable (rappelez vous de la loi de Pareto et de notre tendance au perfectionnisme…). Petit complément : si vous attendez un résultat de quelqu’un d’autre, il est préférable de demander à cette personne ou à cette entreprise de vous indiquez la date limite ou le planning… cela est engageant et incite à avancer concrètement ! Et en cas de retard, vous aurez de bonne raison de faire une réclamation…

 

4) Prévoir des pauses pour recharger vos batteries et du temps pour l’imprévu : il est inutile et dangereux de remplir son agenda de manière frénétique pour combler tous les trous…

Non seulement notre capacité d’attention et de concentration est limitée dans le temps (il est scientifiquement reconnu qu’après 90 minutes, on n’est plus aussi efficace), mais il faut aussi se laisser de la marge pour les imprévus et les opportunités qui peuvent survenir dans différents contextes (un sous-traitant ne respectant pas son engagement, un accident, un coup de fil innatendu qui pourrait déboucher sur un contrat intéressant, etc…).

Bref, plannifiez vos journées, mais gardez du temps pour vous détendre, compensez les imprévus, prendre des opporotunités au vol, et voir rêver un peu ce qui peut développer votre créativité…

 

5) Faire le tri et ranger pour avoir un environnement et un esprit clairs :

on a naturellement tendance à accumuler des papiers, des dossiers et tout un tas de choses en se disant qu’elles pourront servir un jour. Mais dans beaucoup de cas, cette surchage nous complique la vie et nous rend brouillon dans notre esprit ! Prenez le temps de faire le tri, de ranger et de classer uniquement ce qui a un réel intérêt (de préférence uniquement ce qui servira pour une action précise, et pas simplement un document dont le seul but est informatif !). Ce qui n’a pas servi pendant 6 mois ne servira très probablement jamais… ou sera totalement obsolète quand vous en aurez besoin (et à condition que vous vous rappeliez que vous aviez ce document ou cet objet parmi tout ce que vous aurez accumulé). Au contraire : libérer votre espace vous rendra plus léger et plus efficace, y-compris pour retrouver un document précis…

 

6) Sachez dire non et refuser une tâche ou un projet si vous savez pertinent au fond de vous même que cela ne vous apportera pas le résultat atttendu dans vos objectifs ou simplement si vous n’en avez pas le temps !

Souvent, par amabilité, simple correction ou voir même par peur de perdre une opportunité on a tendance à dire oui à tout et par la même occasion à s’engager dans des actions chronophages qui vont perturber notre emploi du temps (rappelez vous à ce sujet de ne pas vous laissez interrompre et de vous concentrer sur vos actions : règle 2). Fixez vos propres objectifs et tenez bon ! Sachez aussi justifier pourquoi vous ne pouvez ou ne voulez pas répondre positivement à une requête. Un collègue vient vous voir pour discuter… demandez lui de revenir 20 minutes plus tard car vous devez finaliser un dossier. Votre chef vous demande de prendre en charge un nouveau dossier ? Rappelez lui que vous ne pourrez pas vous y intéresser avant 2 semaines pour tenir vos engagements de délai sur le projet en cours.

 

7) Passez toujours à l’action… même si vous devez vous excusez et corriger le tir après coup si vous avez fait une erreur !

N’ayez pas une attitude timorée, réservée, timide… prenez des initiatives et soyez créatifs ! En agissant vous vous ouvrez des opportunités que vous n’auriez pas autrement. Si vous faites une erreur, sachez vous excuser réellement et corriger le tir si besoin. On pardonne à ceux qui savent s’excuser… on remarque moins ceux qui ne font rien…

 

8) Ayez une attitude positive, curieuse, gourmande et reconnaissante !

Ayez le goût d’apprendre au contact des autres (quel que soit leur niveau hiérarchique ou votre relation) et arborez une attitude positive et dynamique : l’attitude des autres reflète toujours ce que l’on montre soi-même et on influence et génère des opportunités autour de soi de par notre propre comportement ! Si vous donnez envie de travailler avec vous, vous mettrez plus de chance de votre côté pour remporter un marché face une entreprise concurrente… Si vous êtes intéressé et motivé par un projet (même si vous êtes le commercial,  le manager ou le PDG) cela influencera positivement vos collaborateurs et leurs résultats !

 

Pour aller plus loin je vous conseille de lire les articles suivants :

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je me permet de rajouter un 9éme point: La confiance en soi, se persuader que l’on peut réussir pour rester motivé, même en cas de baisse d’activité!

Bonjour,

Je vous remercie de ces conseils qui, présentés clairement, permettent de « remettre les pendules à l’heure », à savoir être méthodique et opérationnel dans sa façon de travailler. Qu’il s’agisse de l’organisation des tâches à effectuer ou de ses comportements professionnels.

Bien cordialement,

Bonjour,

En effet la confiance en soi et en son potentiel favorise largement la réussite de son projet, de son entreprise.

J’ajouterais que le regard positif que la personne porte sur elle-même est également un élément déterminant.

Bien cordialement,

Je rajouterais avoir l’esprit combatif car c’est tous les jours qu’il faut se battre pour réussir. Un peu comme un sportif qui au-delà de ses qualités physiques doit avoir un mental de vainqueur.

Cdlt.

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